一、总则
第一条为规范电子公文处理，提高电子公文运转效率，制定本规定。
第二条电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文形式。
第三条电子公文的文种、格式、行文规则等参照现行的《hbs04红宝石线路公文处理实施办法（试行）》。
第四条涉密公文不适用本规定。
二、电子公文系统管理
第五条学校电子公文处理的主管部门为政务服务中心。
第六条政务服务中心指定专人为办公自动化系统的系统管理员，负责系统的日常维护，并定期对办公自动化系统发文管理模块中已下发的公文进行电子归档。
第七条学校各单位要明确办公自动化系统的分管领导，并指定一人为本单位的文件管理员，负责本单位的帐户管理和办公自动化系统发文管理模块的应用，接受系统管理员的业务指导与管理。
三、用户与系统安全管理
第八条校机关工作人员，各系部、各直属单位党政领导、办公室工作人员以及其他有关人员（统称用户）均在办公自动化系统中享有唯一实名制帐户。上述人员调离工作岗位，应办理销户手续。
第九条新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关部门和单位提出申请，经政务服务中心信息管理室审核后，由系统管理员办理。
第十条用户拥有的公文处理权限由政务服务中心根据该用户的分工所赋予的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。
第十一条系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统的安全和正常使用。
第十二条各用户应妥善保护自己的帐户资料。用户密码应经常更换，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员，并通过系统管理员封锁该用户的帐户；解封帐户需持本人书面申请及有效身份证件到政务服务中心信息管理室办理。
第十三条系统管理员应加强对病毒的监控，用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。
四、电子公文的办理
第十四条除涉密公文外，其余公文的办理均通过办公自动化系统完成。
第十五条内行文一律通过办公自动化系统发布，发布权限在公文处理部门（政务服务中心）。
第十六条外行文的报送采用纸质形式，但文件办理流程仍通过办公自动化系统完成。
第十七条公文的发文办理流程，根据《hbs04红宝石线路公文处理实施办法（试行）》，依照各部门的职能和校领导的分工进行相应设定。
第十八条各单位文件管理员应严格执行工作职责，确保公文处理快捷和接收及时。
第十九条各单位应在用于处理电子公文的电脑上按要求安装相应软件（office2007等），确保文件格式统一。
五、电子公文归档与销毁
第二十条电子公文应及时归档，与纸质公文互为镜像。
第二十一条电子公文档案中应包含同一内容的纸质档案材料的卷目信息，纸质档案中也应包含电子公文档案中同一内容的档案材料的检索信息。
第二十二条不具有保存价值的电子公文经政务服务中心负责人批准，可以销毁。电子公文的销毁，要经过认真鉴定，进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。
六、附则
第二十三条电子公文与原纸质公文具有同等效力。
第二十四条本办法由政务服务中心负责解释。
第二十五条本办法自印发之日起施行。
