第一章总则
第一条为使hbs04红宝石线路公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)、《国家行政机关公文处理办法》(国发[2003]23号)和教育部、福建省的有关规定,结合hbs04红宝石线路实际制定本办法。
第二条本办法适用于hbs04红宝石线路党政公文处理工作。
第三条hbs04红宝石线路公文是学校在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第四条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条一切文稿要符合党的方针、政策,符合规范的体式,公文处理应当坚持实事求是,简明扼要,条理清晰,通俗易懂,精简高效的原则,做到及时、准确、安全,由政务服务中心统一收发、分办、传递、打印、用印、立卷、归档;必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定,确保国家秘密的安全;公文处理工作贯彻“党政分开”的原则。
第六条学校各级负责人应当高度重视公文处理工作;模范遵守公文处理办法,并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第七条hbs04红宝石线路是政务服务中心学校公文处理的管理机构,负责学校的公文处理工作。
第八条政务服务中心负责学校日常党、政公文处理工作。其它部门也应确定一名干部负责公文处理的具体工作。文秘人员要忠于职守、树立为领导、为教学服务的思想,具备有专业知识,保证公文处理工作有秩序的进行。
第二章公文种类
第九条适用于hbs04红宝石线路党政公文种类主要有:
(一)学校行政机关推荐使用的公文种类:
决定、意见、通告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、函
(二)学校党委机关推荐使用的公文种类:
决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要
(三)各类公文的具体适用范围:
决议:用于经学校董事会、校务会、党委等有关会议讨论通过的重要决策事项。
决定:用于对学校党政重要事项或重大行动做出安排;处分有关人员;撤消下级机关不适当的决定等。
意见:用于对学校党政重要问题提出见解和处理办法。
通告:用于校行政机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
通知:用于学校党政机关转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文;发布规章;传达要求下级机关、单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免干部等。一般为下行文。
通报:用于学校党政机关表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况等的下行文。
请示:用于学校党政机关向上级机关请求指示、批准的上行文。
报告:用于学校党政机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关询问的上行文。
批复:用于学校党政机关答复下级机关请示事项的下行文。
规定:用于学校党委对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
函:用于学校机关之间、单位之间商洽工作、询问和答复问题,以及学校向无隶属关系的有关主管部门请求批准等的平行文。
会议纪要:用于记载学校党政会议主要精神和议定事项。
(注:除个别注明党或行政专用的文种外,其余为党政均可使用文种。)
第三章公文格式
第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)学校党政公文一般应包括下列组成部分,并按照要求格式进行排列。
1.涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。学校发布,用套红“hbs04红宝石线路文件”文头;校内各部门发文,用套红“hbs04红宝石线路(XXX)文件”文头;党委发文,用套红“中共hbs04红宝石线路委员会文件”文头。
4.发文字号。包括机关代字、年份、序号,即ΧΧΧΧ〔年号〕ΧΧ号。采用三号仿宋体字。位于首页文头下2行,居中排布。年号要写完整,统一使用六角括号〔〕括起。序号前不加“第”字,序号不设虚位。联合行文,只标明主办机关发文字号。
5.签发人。上报的公文需标识签发人姓名,与发文字号平行排列,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,后标全角冒号,签发人姓名用3号楷体字。当有多个签发人时,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名在其之下按发文机关顺序依次顺排,并使发文字号与最后一个签发人处在同一行。其中,“请示”应当在附注处(发文日期之下)注明联系人的姓名和电话。
6.公文标题。应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。除法律、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题与文头纸红线空2行。用二号宋体字,加粗,可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
7.主送机关。指公文的主要受理机关。标题下空一行,用三号仿宋体字左侧顶格,回行继续顶格。主送机关应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,主送机关不止一个时,每个或每类机关间用标点分隔。最后一个主送机关名称后标全角冒号。
8.正文。公文的主体,用来表述公文的内容。采用三号仿宋体字,单倍行距。正文中凡使用结构层次序数的,应按照第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。如不设第二层次,也可按照“一、”,“1.”,“(1)”的顺序。
9.附件。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如附件:1.ΧΧΧΧΧΧ);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
10.成文日期。党政公文均使用阿拉伯数字,用三号仿宋体字,标明完整的年月日。公文成文日期以领导签发或会议通过的日期为准;联合行文以最后签发负责人签发的日期为准。
11.印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的外,应加盖印章。印章要端正盖在发文日期上方,上不压正文,下压发文年月日。联合行文,印章排列应与发文单位排列顺序一致。印章和发文时间需与正文连接,不得使用在空白页。
12.附注。公文如有附注(需要注明的其它事项),应当加括号标注于发文日期之下。
13.抄送机关。指除主送机关以外的其他需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属机关,应当使用全称或规范化简称、统称。多个抄送单位,一般按照先外后内、先大后小顺序排列。
(二)其它注意事项
1.凡涉密公文应将保密等级“秘密”、“机密”、“绝密”用三号黑体字顶格标识在公文右上角第一行,两字之间空一字。
2.凡对送达和办理有时限要求的公文,应在公文右上角秘密等级下用三号黑体字标注紧急程度“急件”、“加急”、“特急”等字样,两字之间空一行。无保密等级标识时,直接排在第一行。
3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置,使公文生效标识不能与正文同处一页时,应通过调整公文的行间距、页边距等措施,使二者同处一页。
4.公文文字从左至右横写、横排。公文行间距一般使用单倍间距,也可使用固定值,应在26—30磅之间,推荐使用28磅,字间采用标准间距。行间距为28磅时,在公文首页发文字号距页面首行空出5—6行间距。公文标题分多行排布时,行间距推荐使用32磅,页边距为上、下默认,左、右2.8厘米。
5.学校公文统一在左侧用两个订书钉装订(特殊文件另作要求),装订要整齐规范。不得在文件的上方或左上角、右上角装订,或只在文件的左侧订一个订书钉。
6.公文打印份数由政务服务中心秘书事务室根据发文范围确定。学校的各类公文一律采用国际标准的A4型(210mmX297mm)。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
7.页码统一在页面底端居中直接以阿拉伯数字标注,首页不显示页码,公文仅有一页时不显示页码。
8.公文生效标识。指证实公文作者的合法性,使公文生效的凭据。一是凡以机关名称制发的公文,使用与制发机关名称一致的机关印章,二是以校领导名义制发的公文,使用签发公文的领导人在公文正本处的亲笔签名(或代以签名章)。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字。
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm,并注意排列整齐。
凡传输正式公文、重要文件,都需加盖学校公章。传输一般函件、报表、非正式公文要在首页上注明收件单位。传真原件要书写工整,墨色深重,字体不小于打字的三号字。
第四章行文规则
第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。有隶属关系的机关相互行文,应当遵循逐级行文的原则;不相隶属机关相互行文,应当遵循级别对等的原则。行文应当确有必要,注重效用。
第十二条在职权范围内,hbs04红宝石线路可以向上级机关行文,可以向校内下级部门行文。
第十三条学校内设机构除政务服务中心外,校内各中心、系部不得对外正式行文。内设机构对外联系工作,可以用函的形式办理。
第十四条学校部门向校内其它部门函发或下发的重要公文,应当同时抄报学校。
第十五条部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
第十六条由学校各部门提出,需要制发的上行文或平行文,面向全校的下行文,均由该部门先行指定专人按照文档格式草拟文稿,部门负责人应对文稿的格式、内容进行认真审核;政务服务中心秘书事务室负责审核文字内容是否做到情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅合理,文档的格式是否符合标准以及附件是否齐全;政务服务中心负责人负责审核行文是否需要,是否符合学校的决议、规定,文稿内容与各种法律制度有否违背。政务服务中心负责人核稿之后,即可送至主管校领导签发。
第十七条校领导签发文件时应批注定稿及是否同意印发的意见(如“发”、“同意发”等),并签注完整的姓名和年月日。由校领导签发后的文稿即转为定稿,已具备正式文件的效用,不经签发人同意,任何人不得再对其进行修改。文稿签发后,应及时送校文印室印刷。
第十八条办理文件必须坚持“先核后签”。学校各类正式公文必须经审核完毕确认无误后再请主管校领导签发,不得先签发再核稿。签发人一般在其法定职权范围内签发公文(正签)。当发文机关的主管校领导外出,而文件的印发又有严格的时间限制时,可根据主管校领导的授权由其他校领导代签,代签应标注“代”或“代签”等字样。
第十九条联合行文时,必须做好会签工作。只有经所有发文机关的主管领导均签发的联合行文才具备法定效用。
第二十条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其它机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。
第二十一条除上级机关负责人直接交办的事项外,不能以学校名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章公文管理
第二十二条发文办理。发文办理指以学校和各中心、系部的名义制发公文的过程,由学校统一制发的、具有学校统一编号的公文。“榕外院”、“榕外院X”的发文办理一般由政务服务中心负责。办理过程包括草拟、校对、审核、签发、复核、印刷、用印、登记、分发等程序。
(一)草拟公文应当做到:
1.符合国家的法律、法规有关规定,符合hbs04红宝石线路及各部门的职责权限,如提出新的政策、规定等,应当切实可行并加以说明。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,书写工整,篇幅力求简短。
3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
5.结构层次序数清楚,符合正文层次序数要求。
6.应当使用国家法定计量单位。
7.文中使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
8.公文中的数字,除发文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。单位代号应当使用汉字。
9.拟制紧急会文,应当说明紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。
10.草拟、修改和签批公文,字迹应当清晰、工整,正文不得在文稿装订线外书写。公文拟稿纸一律使用A4纸张,一般用计算机打印公文拟稿,草拟、签批公文需使用钢笔(蓝黑、碳素钢笔水)不得使用铅笔。
(二)部门公文的发文程序
部门公文(落款为学校各部门)由各部门相关人员起草,并填写《hbs04红宝石线路公文送审签发单》。需要会签的公文,经本部门领导审核后,送有关部门会签。部门公文由各部门主要负责人或授权的本部门其他负责人签发。
(三)校级公文发文程序
1.草拟。由政务服务中心秘书或主办部门的相关人员负责拟稿,并填写《hbs04红宝石线路公文送审签发单》,经主办部门负责人审核签字后,送政务服务中心秘书事务室核稿。一般情况应比要求时间提前1-2天。
2.会签。需要会签的公文,经主办部门负责人审核后,先送有关部门会签,然后送政务服务中心秘书事务室核稿。如在会签中部门间有分岐,主办部门的主要负责人应当出面协调;仍不能取得一致时,可报请校领导协调或裁定。
3.政务服务中心主任审核。审核重点是:是否确需行文,内容是否符合国家法律、法规和其它有关规定;涉及其它部门的是否已协商、会签;文字表述是否准确;是否符合行文规则和公文拟制要求,文种使用、公文格式是否规范等。
4.分管校领导审批。由政务服务中心主任签注意见呈送分管校领导审批。
5.公文签发。校级公文(落款为“hbs04红宝石线路董事会”、“中共hbs04红宝石线路委员会”、“hbs04红宝石线路”)需经主持工作的党、政校领导签发。
6.复核。公文正式印制前,政务服务中心应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全;印发范围是否明确;格式是否统一、规范等。
7.编发文号。由政务服务中心根据文件内容等情况编制学校的相应发文字号。
8.公文印刷一般应在学校文印室进行。未经政务服务中心负责人同意,不得私自印刷或在他处印刷。
第二十三条收文办理。收文办理指学校收到公文的办理过程,收文处理程序一般包括:签收、拆封、登记、拟办、分送、传递、批办、承办、催办、立卷、归档等程序。
(一)签收
收文收电由政务服务中心统一签收和分检,本校其它工作人员一律不得直接对外收拆文电。有署名的文电再由收发室分送收件人或部门签收。
(二)拆封
各种形式传递来的外来公文一般由政务服务中心指定专人负责签收、启封。文电中凡署名学校、学校负责人或学校党委、党委负责人的,由政务服务中心收发人员拆封;署名校长、党委书记个人姓名的,由其本人或其指定人处理;署名有关中心、系部的,送部门拆封;人民群众来信,写明校“某领导人”启的,由有关信访部门或其本人处理。
(三)登记
1.凡是正式来往的文电、资料、签收件和机密件,经由政务服务中心登记后送政务服务中心主任阅批,然后分送校领导或各部门领导阅读和处理。各部门接收到的各类外来公文以及受文单位有注明是校的正式公文亦应先交政务服务中心办理登记收文手续后再传递给呈办部门,公文办结后,应交还政务服务中心归档。参加各种会议和外出工作带回的正式公文或重要函件,均视同收文,应视文件内容在办理之前或之后到政务服务中心同样办理登记手续,当面交接清楚。
2.公开出版的杂志、刊物和确属不重要没有参考价值或历史意义的函件(如便条、便信、开会通知、广告等)可不予登记,按照各部门职责范围分送其处理。
3.收文由政务服务中心收发人员统一编号,按内容登录《收文登记簿》,并做到登录准确,字迹清楚。政务服务中心秘书事务室指定的专门人员在办理外来公文时,要认真检查密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位等,并逐项登记清楚。
4.收文(发文)登记单和收文(发文)簿应保留3年,以备查考。
(四)拟办
政务服务中心收到上级机关下发、交办或收到校内各部门报来的,经审核,符合办理范围需要办理的公文,由流转秘书依照办理程序,及时交政务服务中心主任提出拟办的意见送领导批示签署批办意见后或直接交有关部门办理。拟办要写明呈送阅签的校领导,需要两个以上部门办理的应明确主办部门和协办部门,或对公文处理的初步意见。对有时限要求的紧急公文应明确办理时限要注明办结的时间,或阅文人限阅的时间。对不符合办理范围的校内各部门上报公文,经政务服务中心负责人批准后,可以退回呈报部门并说明理由。
(五)分送
政务服务中心收发人员要按政务服务中心领导签署的拟办意见及时准确的分送,一般应在当天分发完毕,急件随到随时分发,公文(收文和发文)分发到各部门亦应有签收手续。
(六)传递
我校向外发文和校内各部门之间的文件传递,主要通过以下4条渠道进行。
1.邮局。我校各部门需寄发文件、通知、复函等须于每天中午11时许交政务服务中心统一登记。由专门通讯员当日下午到邮局寄发。
2.专递。有关重要文件或紧急信件可视情况派人专送。
3.校内收发传递一般先送主要领导、主管领导或主办部门后送其它人员。急件可按文件内容请示校领导阅批,或向领导口头汇报请示后,直接送主办部门。上级机关给学校的公文,未经文件制发机关同意或授权,个人、部门不得横向传阅或随意扩大阅读范围,党内文件阅读范围不得自行扩大。
4.校内各部门间的阅读传递,一段由公文主办部门发送。传阅公文要严格登记手续,借出文件要签字,严禁随意抽出传阅中的公文,避免漏传、误传和延误。
(七)批办
审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其它审批签字表示“同意”。公文经校领导批示后,政务服务中心应立即送交批示所指定的有关呈办部门或人员办理。涉及2个以上部门的公文,政务服务中心应同时通知到位,主办部门应及时会同协办部门办理,紧急公文政务服务中心应提出办理时限。校领导批给各业务部门传阅的文件由政务服务中心复印后,复印件由各业务部门签出。
(八)承办
承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。对涉及多个部门的,应及时予以协商。校领导批给各部门承办的文件由政务服务中心开出督办单,随文件一起由承办的业务部门签出。文件办结后,承办人应将督办单交回政务服务中心。各业务部门承办的文件由承办的业务部门的负责人签出。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时迅速退回政务服务中心,并说明理由。承办部门在办理的公文过程中遇到有涉及其它部门职权的事项,承办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧,承办部门的负责人应当出面协调;不能取得一致时,可以由政务服务中心出面协调;如仍不能解决,由政务服务中心报校领导协调或裁定。
对于两个以上部门同时办理的公文,主办部门应当与协办部门主动协商,及时处理。
(九)催办
送校领导批示或者交有关部门办理的公文,政务服务中心要及时对公文办理进行催办、查办。对分发的一般公文都要及时了解和反馈执行情况,确保不漏办或压误。紧急公文应跟踪催查;重要公文重点催查,一般公文定期催查。重要公文要求最迟3日内办完,一般公文一周内办完。对于确因客观原因不能在规定时限内办理完毕的,承办部门应及时向来文单位说明原因并取得同意。学校各部门收到的以学校名义下发的公文,各部门负责公文的人员或负责人应按照收文办理程序及时办理。对于一些普发性公文,经部门领导批准后,应及时开会传达或在显要位置张贴。
(十)立卷、归档及销毁
公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《hbs04红宝石线路档案工作规范》,政务服务中心档案管理人员应对办理完毕的公文按规定进行及时整理(立卷)、归档。任何个人不得保存应当归档的公文。
1.上级机关的来文,学校党政公文由政务服务中心按上级有关规定定卷、归档。其中,与各业务部门有关的应由各业务部门兼职档案员立卷归档。
2.公文归档,应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整、能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。
3.联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其它部门保存复制件或者其它形式的公文副本。
4.属归档范围的公文应当按照《hbs04红宝石线路档案工作规范》有关规定中确定的保管期限分别立卷后,定期向政务服务中心信息管理室移交。
5.拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
6.各业务部门因工作需要需复印或翻印公文时,除绝密和注明不准翻印的之外,需填写《复印文件审批表》,经政务服务中心主任签字同意后,方可办理文件借出手续,将文件借出复印或翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。各业务部门留存的文件需要复印或翻印时,应由各业务部门的负责人签字并办理相关手续。翻印及复印的公文,视同正式公文管理、公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
7.不具备归档和存查价值及存档后多余的公文,应在规定时间统一交政务服务中心鉴别、销毁。
8.销毁涉密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销、其中,销毁涉密公文(含密码电报)应当进行登记。
9.各部门工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存借用的公文及时移交、清退。
10.密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第二十四条校内各部门收文收电的处理程序也按照上述原则办理,具体办法可自行补充规定。
第六章附则
第二十五条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第二十六条学校正式建制以外的各类机构的行文事项,按照本办法办理。
第二十七条本办法由福州外语外贸政务服务中心负责解释。
第二十八条本办法自发布之日施行。